Diariamente realizamos transações, como o pagamento de pequenas contas, impostos e tributos em geral. Com isso, principalmente os empresários, que realizam mais transações, vão acumulando uma pilha de comprovantes e recibos de papel que ficam guardados em uma pasta, gaveta ou arquivo.
Ocorre que é extremamente importante mantê-los organizados e arquivados, já que é possível que você venha a precisar de um deles um dia. Entretanto, para que você consiga manter uma gestão de documentos eficiente, que seja acessível, organizada e tenha somente o que realmente precisa e não fique acumulado documentos desnecessários, você precisa saber quando pode descartar cada documento, não é mesmo?
Mas você sabe por quanto tempo precisa guardar os documentos? Provavelmente, essa resposta seja não. Pensando nisso, trouxemos abaixo por quanto tempo você deve guardar comprovantes de pagamentos e demais documentos que utilizamos e geramos com frequência.
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Por quanto tempo devo guardar cada documento?
O prazo para guardar cada documento pode variar. Trouxemos abaixo uma lista com os principais documentos que utilizamos e suas particularidades em relação ao tempo que devem ser guardados. Confira!
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- Imposto de Renda e comprovante de pagamento de tributos – Todos os documentos que comprovam o pagamento ou a relação da Receita Federal precisam ser guardados pelo período de 5 (cinco) anos, contados a partir do primeiro dia útil do ano seguinte ao pagamento ou emissão do mesmo;
- Comprovante de pagamento de água, luz, telefone e gás – Atualmente, as prestadoras desses serviços devem emitir uma nota de quitação de débitos do ano anterior. Dessa forma, com esse documento é possível descartar os comprovantes mensais e guardar apenas o comprovante de quitação anual. Lembrando que o comprovante de quitação anual deve ser guardado por 5 (cinco) anos, assim como os comprovantes mensais nos casos de não emissão do comprovante anual;
- Nota fiscal e comprovante de garantia – Esses documentos devem ser guardados pelo período que durar a garantia do produto. A garantia legal corresponde a 30 dias para bens não duráveis e 90 dias para bens duráveis, podendo haver ainda a garantia contratual fornecida pela empresa, ou a garantia estendida, adquirida pelo consumidor, de forma que os prazos podem variar;
- Comprovante de pagamento de aluguel de imóveis e condomínio – Os comprovantes de pagamento de aluguel, contrato de locação e o termo de entrega das chaves devem ser guardados por 3 (três) anos, enquanto os comprovantes de pagamento de condomínio devem ser guardados por 5 (cinco) anos. Esses são os prazos em que é possível cobrar o aluguel ou o condomínio em atraso;
- Comprovante de pagamento de fatura de cartão de crédito e comprovantes de compra – A fatura do cartão de crédito deve ser guardada pelo período de 1 (um) ano, os comprovantes de compras feitas à vista podem ser guardados por 6 (seis) meses, enquanto os das compras realizadas no crédito devem ser guardadas por 5 (cinco) anos;
- Comprovantes de Pagamento de Empregados Domésticos e Profissionais Liberais – Todos os documentos envolvendo empregados domésticos e profissionais liberais devem ser guardados por 5 (cinco) anos, lembrando de solicitar a assinatura do colaborador em todos.
Assim, passado esses prazos, você poderá descartar esses documentos sem maiores complicações. E aí, já vai organizar os documentos hoje mesmo?
BÔNUS: toda vez que você for descartar um documento importante, principalmente quando constar dados pessoais seus ou de outras pessoas, tenha extremo cuidado, rasgue-os ou queime-os antes de descartá-los. Lembrem-se que nem todas as pessoas são bem intencionadas!
O que devo fazer se eu perder um comprovante e precisar dele posteriormente?
Não são raras as vezes que as pessoas descartam ou perdem comprovantes de pagamento ou notas fiscais de compra e posteriormente precisam deles.
Nesses casos, poderá ser solicitado à empresa que o emitiu uma segunda via do documento, não podendo ser negado tal fornecimento.
A gestão de documentos pode parecer algo complexo, mas contar com orientação de profissionais qualificados poderá facilitar muito a sua vida, evitando a ocorrência de erros que possam resultar em danos e problemas para a sua empresa, garantindo a organização necessária para esse tipo de situação.
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